Alfa Laval Case Study

Herausforderungen im Unternehmen

Im Laufe der Jahre erweiterte Alfa Laval sein Produktportfolio kontinuierlich, um der wachsenden Nachfrage nach individuell konfigurierbaren Wärmeüberträgern und immer kürzeren Innovationszyklen gerecht zu werden. Diese Variantenvielfalt führte jedoch zu strukturellen Herausforderungen in Vertrieb, Produktentwicklung und Lieferprozessen.

Um die eigene Marktführerschaft langfristig zu sichern, entschied sich das Unternehmen für eine tiefgreifende Neuausrichtung: Der Aufbau einer modularen Produktarchitektur sollte künftig die Grundlage für einen Configure-to-Order-Prozess (CTO) bilden – unterstützt durch eine durchgängige Integration aller IT-Systeme entlang der Wertschöpfungskette (CPQ, PLM, ERP).

Vertriebsherausforderungen durch mangelnde Konfigurierbarkeit

Alfa Laval setzt einen CPQ-Konfigurator zur Angebotserstellung ein. Die wachsende Kundenerwartung, eigene Lösungen für Wärmeübertragungsprozesse selbstständig zu konfigurieren, stieß dabei an klare Grenzen:

• Die Produktstruktur im Konfigurator entsprach nicht dem modularen Aufbau der realen Produkte.
• Das führte zu hohem manuellem Aufwand bei der Spezifikation, der Pflege von Regeln und zur eingeschränkten Abbildung neuer Produktvarianten.
• In der Praxis wurden oft nur die Varianten mit dem höchsten Absatzvolumen konfigurierbar gemacht – insbesondere bei komplexen Projekten.
• Großprojekte mussten vielfach außerhalb des Systems manuell bearbeitet werden.

Ein nachhaltiger Wandel war notwendig – nicht durch punktuelle Optimierung, sondern durch einen grundlegend neuen Ansatz für Produktregeln und -logik.

Produktentwicklung: Technische Komplexität und unklare Strukturen

Wärmeübertrager sind inhärent hochgradig konfigurierbare Produkte. Die starke Kundennachfrage nach Individualisierung stellte zugleich eine große operative Belastung dar:

• Produktlogik und Konstruktionsregeln waren schwer zugänglich und lagen verteilt in Systemen und Köpfen einzelner Experten.
• Dies erschwerte nicht nur die Pflege des Konfigurators, sondern auch die Einarbeitung neuer Produktentwickler.
• Änderungen an Einzelteilen hatten enorme Auswirkungen: Eine kleine Anpassung konnte die manuelle Aktualisierung tausender Spezifikationen erforderlich machen – fehleranfällig, zeitaufwendig und geschäftlich riskant.
• Zwar war die generelle Modulübersicht vorhanden, Daten zu Varianten, Baugruppen und deren konkreter Verwendung fehlten jedoch strukturiert.

Ziel war deshalb eine zentrale Steuerung des Produktmodells sowie eine Verkürzung der Freigabeprozesse für Konstruktionsänderungen durch gezielte Transparenz und Datenintegration.

Lieferprozess und IT-Landschaft als Engpass

Der hohe Individualisierungsgrad, gepaart mit unzureichender Systemintegration, belastete die operativen Abläufe massiv:

• Der Lieferprozess war komplex und beinhaltete viele nicht-wertschöpfende Schritte.
• Vertrieb und Produktion arbeiteten mit unterschiedlichen Systemen – eine durchgängige Sicht auf Kosten, Lieferzeiten und technische Machbarkeit war nicht vorhanden.
• Kundenkonfigurationen konnten nicht automatisch mit realisierbaren Produktionsszenarien verknüpft werden.

Ziel war daher eine nahtlose Integration von Vertriebssystemen, Produktarchitektur und ERP. Bereits im ersten Schritt der Kundenkonfiguration sollte künftig sichtbar sein:

• Welche Varianten verfügbar sind
• Welche internen Herstellkosten damit verbunden sind
• Welche Lieferzeit daraus resultiert – intern wie extern

Gesetzte Optimierungsziele

Das Projekt „Order-to-Delivery“ verfolgte zwei Hauptziele:

1. Restrukturierung des modularen Systems: Ziel war eine deutliche Reduzierung der Anzahl an Modulvarianten, mit direkten positiven Auswirkungen auf zahlreiche Tätigkeiten in Konstruktion, Produktmanagement und Lieferkette.
2. Schaffung einer Konfigurationslösung für das gesamte Sortiment gedichteter Plattenwärmeübertrager: Ziel war es, eine Lösung zu etablieren, die für Ingenieure hinsichtlich Produktdaten, Spezifikationen und Leistungsregeln leichter zu pflegen ist und gleichzeitig einen besseren Überblick über verwendete Logiken und Regeln bei der Konfiguration bietet.

Was wir gemeinsam erreicht haben

Die Einführung der restrukturierten Modulstruktur sowie der neuen Konfigurationslösung markiert einen bedeutenden Fortschritt für Alfa Laval. Zwei zentrale Verbesserungen sind bereits klar erkennbar:

1. Spürbare Entlastung der Organisation

Die Arbeitsbelastung in Produktentwicklung und Produktmanagement konnte um 15–20 % reduziert werden. Dies ist insbesondere auf den Wegfall nicht wertschöpfender Tätigkeiten zurückzuführen – etwa redundanter Spezifikationsarbeiten oder manueller Pflegeprozesse im Zusammenhang mit alten Konfigurationslogiken. Dadurch gewinnen Mitarbeitende Zeit für wertschöpfendere Aufgaben, was sich positiv auf Motivation und Kompetenzentwicklung auswirkt.

Gleichzeitig sinkt die Abhängigkeit von einzelnen Konfigurationsexperten, was die Resilienz der Organisation erhöht. Teams können eigenständiger arbeiten, Engpässe werden vermieden und Abläufe stabilisiert.

2. Weniger Aufwand im Vertriebs- und Auftragsprozess

Durch die breitere Abdeckung des Produktspektrums im neuen Konfigurator können deutlich mehr Varianten ohne zusätzliche manuelle Eingriffe verarbeitet werden. Dies betrifft sowohl den Vertriebsprozess als auch die technische Prüfung und Freigabe im Engineering-to-Order-Bereich.

Die klare Zuordnung von Auftragsdaten zu standardisierten Modulen und Schnittstellen verbessert die Prozesssicherheit in Fertigung und Montage. Die manuelle Abstimmung mit der Technik entfällt zunehmend, da Konfigurationen bereits im CPQ-System vollständig validiert werden. Aufträge lassen sich dadurch schneller und mit höherer Präzision abwickeln.